Telefonanlage: Effiziente Kommunikation in Büro und Kleinbetrieben

Telefonanlagen sind ein unverzichtbares Kommunikationsmittel in Unternehmen und Organisationen. Sie ermöglichen es, Telefonate zu tätigen, Anrufe entgegenzunehmen und interne sowie externe Gespräche zu führen. Telefonanlagen bieten zahlreiche Funktionen wie Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen und Voicemail, um die Kommunikation effizienter und flexibler zu gestalten. In diesem Text werden wir uns mit den verschiedenen Arten von Telefonanlagen, ihren Vorteilen und Einsatzmöglichkeiten befassen.

Eine Telefonanlage, auch bekannt als TK-Anlage (Telekommunikationsanlage), Nebenstellenanlage oder PBX (Private Branch Exchange), ist eine Softwarelösung mit eigener Hardware, die die Vermittlung von Telefongesprächen und die Verwaltung der Kommunikation in einem Unternehmen oder einer Organisation ermöglicht.

Traditionell wurde eine Telefonanlage in Form einer physischen Hardware installiert, während moderne Systeme häufig auf softwarebasierten Plattformen in der Cloud oder auf einer eigenen VM-Ware ebenso virtualisiert installiert werden.

Eine Telefonanlage erfüllt mehrere wichtige Funktionen:

1. Anrufvermittlung: Versuchen Sie mal, mit ihrem normalen Handy einen Anruf an einen Kollegen zu vermitteln bzw. weiterzuleiten. Versuchen Sie es über das sehr beliebte MS Teams. Es wird ihnen ohne Zusatztools nicht gelingen. Die Telefonanlage ermöglicht also als Basisfeature die Weiterleitung von Anrufen an die richtigen Mitarbeiter oder Abteilungen innerhalb einer Organisation. Sie kann verschiedene Arten von Vermittlungsfunktionen bieten, wie zum Beispiel die automatische Weiterleitung, Anrufwarteschleifen oder Sprachmenüs zur Auswahl von Optionen.
2. Internes Kommunikationssystem: Eine Telefonanlage ermöglicht die Kommunikation zwischen den internen Mitarbeitern eines Unternehmens. Dies kann über Durchwahlnummern oder den direkten Druck auf eine Taste oder ein Foto (Touchscreen) erfolgen. Durch die interne Kommunikation, vor allem via Videokonferenzen mit integriertem Desk-sharing wird die Teamarbeit optimiert und es ist vor allem kostenlos.
3. Externe Kommunikation: Eine Telefonanlage ermöglicht es einem Unternehmen, mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten unter einer einheitlichen, geografischen Rufnummer (zB +43 1 x für Wien) zu kommunizieren. Eine einheitliche Rufnummer ist auch bei einem Filialbetrieb möglich, wobei dann eine ortsunabhängige Rufnummer +43 5 x oder +43 720 x zu bevorzugen ist.
4. Zusätzliche Funktionen: Telefonanlagen bieten eine Vielzahl von erweiterten Funktionen, die die Kommunikation effizienter und produktiver machen. Dazu gehören Voicemail, Sprachaufzeichnung, Telefon- und Videokonferenzen, integrierter Chat und vieles mehr.

Tipp: MS Teams ist sehr beliebt und optimiert die Zusammenarbeit mit allen MS Office Programmen und einem Chat. Allerdings bietet es nur eine interne Basistelefonie ohne Funktionen. Erweitern Sie daher ihr MS Teams und machen Sie daraus eine echte Telefonanlage. In diesem Tutorial (pdf) lesen Sie mehr.

Es gibt verschiedene Arten von Telefonanlagen, die je nach den Anforderungen und der Größe eines Unternehmens eingesetzt werden können. Hier sind einige gängige Arten von Telefonanlagen:

Traditionelle Telefonanlage (PBX)

Eine traditionelle Telefonanlage ist eine physische Hardware, die in einem Unternehmen installiert wird. Sie verbindet interne Telefone über Zweidraht-Leitungen über proprietäre „digitale“, früher analoge Technik und ermöglicht die Kommunikation über externe Telefonleitungen (ISDN, Amtsleitungen).  Diese Form einer Telefonanlage ist Geschichte, da A1 Telekom ISDN Anschlüsse abbaut und nicht mehr angeboten werden.

IP-Telefonanlage

Eine IP-Telefonanlage basiert auf dem Internet Protocol (IP) und nutzt das lokale Netzwerk (LAN) und das Internet, um Sprachkommunikation zu ermöglichen. Daher der Begriff Voice over IP (VoIP). IP-Telefone werden direkt an das Netzwerk (LAN) angeschlossen und kommunizieren über das IP-Protokoll mit der Telefonanlage bzw. Zentrale. Die Zentrale kann:

• lokal als eigenständiges Gerät im Serverschrank installiert sein (klassische Variante),
• virtualisiert auf einer lokalen VM-Ware (beliebt bei der IT) oder
• in einem fernen Rechenzentrum virtuell installiert werden, dann nennt man diese Art Cloud-Telefonanlage

IP-Telefonanlagen bieten oft erweiterte Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen, Videotelefonie und integrierte Videokonferenzen.

Cloud Telefonie wird auch als virtuelle Telefonanlage oder Hosted PBX bezeichnet. Sie wird nicht vor Ort installiert, sondern befindet sich in der Cloud, also in einem vom Internet aus immer erreichbarem Rechenzentrum. Die Kommunikation erfolgt ganz einfach über das Internet. Das ist auch schon der Hauptvorteil.

Ein gutes Internet legt die Basis für eine gute Telefonanlage. Mit der Cloud-Telefonie müssen Sie als Unternehmer nicht zwingend eine Hardware kaufen und teuer installieren lassen, sondern können einfach die Dienste eines Anbieters abonnieren, der die Telefonanlage einrichtet und verwaltet. Virtuelle Telefonanlagen bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und meist eine einfachere Verwaltung über Fernwartung. Wenn Sie ein Handy haben oder ein Tablet, einen Computer mit Mikrofon und Lautsprecher, dann benötigen Sie nicht mal ein eigenes IP-Telefon.

Eine Hybrid-Telefonanlage kombiniert Elemente einer traditionellen PBX und einer IP-Telefonanlage. Sie kann sowohl analoge als auch IP-Telefone unterstützen. Analoge Geräte können Wandtelefone, Faxe oder Modems alter Maschinen sein. Auch in Großbetrieben wurden oft sehr lange Zweidrahtleitungen verlegt, die nicht einfach ersetzte werden können. Allerdings bieten moderne Hybrid-Systeme auch über die Cloud diese Analog-Adapter an, wodurch Unternehmen ihre bestehende Infrastruktur nutzen und schrittweise auf IP-Kommunikation umsteigen können.

Mobile Telefonanlage

Eine mobile Telefonanlage ermöglicht die Nutzung von Handys als Teil der Unternehmenskommunikation. Sie integriert mobile Anwendungen, die Funktionen wie Anrufweiterleitung, mobiles VoIP und Integration mit Unternehmensanwendungen bieten. Mobile Telefonanlagen sind besonders nützlich für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern oder solche, die Flexibilität bei der Kommunikation benötigen. Allerdings sind die Features meist sehr eingeschränkt und die Kosten oft erstaunlich hoch.

Die Wahl der geeigneten Telefonanlage hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab, einschließlich der Größe, des Budgets, der vorhandenen Infrastruktur und der gewünschten Funktionalitäten.

Diese Frage lässt sich nicht einfach beantworten, da jeder Hersteller eine andere Preispolitik hat. Die größte Gefahr dabei ist, dass ein vermeintlich billiger Kauf sich im Nachhinein als teuer herausstellt, da viel in die regelmäßige Wartung und Updates sowie oft verschwiegene Sicherheit (Firewall) investiert werden muss.

Wir möchten hier einen Anbieter präsentieren, der sehr transparente Preise ohne Überraschungen und Zusatzkosten anbietet. Sozusagen ein Fixpreis pro Arbeitsplatz. Alles ist inkludiert, von der Rufnummer, den Telefongebühren (keine Minutenkosten) bis zur Hardware-Miete bei Bedarf und den Lizenzen. Es gibt einen Fixpreis pro Arbeitsplatz und Monat. Sogar regelmäßige Updates und Änderungen der Anlage durch Kundenwünsche sind inkludiert.

Je nach Unternehmensgröße und Lizenztyp kann man bei einer Telefonanlage pro Arbeitsplatz im Monat ab 10,90 € rechnen. Inklusive der besten Sicherheit, einer geografischen Rufnummer, Gesprächsgebühren und allen nur erdenklichen Features.

Das Wildix Communication System ist eine moderne und umfassende Kommunikationslösung, die eine Vielzahl von Vorteilen bietet. Hier sind einige der Hauptvorteile:

1. Einfache Integration: Das Wildix Communication System lässt sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Es unterstützt eine Vielzahl von Plattformen und Anwendungen, darunter Microsoft Outlook, Google Kontakte und CRM-Systeme.
2. Unified Communications: Das System bietet eine vollständige Unified Communications-Lösung, die verschiedene Kommunikationskanäle wie Sprachanrufe, Videoanrufe, Instant Messaging, E-Mail und Fax in einer einzigen Plattform zusammenführt. Dadurch wird die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens effizienter und produktiver.
3. Flexibilität: Das Wildix Communication System ist äußerst flexibel und skalierbar. Es kann an die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe angepasst werden, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen mit mehreren Standorten. Neue Benutzer können problemlos hinzugefügt werden, und das System kann mit Ihrem  Unternehmens wachsen aber auch schrumpfen durch die Möglichkeit, monatlich zu kündigen.
4. Mobilität: Mit Wildix können Sie überall und jederzeit auf Ihre Kommunikation zugreifen. Das System unterstützt mobile Anwendungen für iOS und Android, sodass Sie Anrufe tätigen, Nachrichten senden und auf Kontakte und Kalender zugreifen können, egal wo Sie sich befinden und welches Gerät Sie gerade bei sich haben.
5. Kosteneffizienz: Das Wildix Communication System hilft Ihnen, die Kommunikationskosten zu senken und sogar zu pauschalieren. Die Integration von Kommunikation und Zusammenarbeit über alle Kanäle in einer Plattform ermöglicht die effizientere Nutzung von Ressourcen und Arbeitszeit.
6. Sicherheit: Wildix legt großen Wert auf die Sicherheit seiner Kommunikationslösung und hat verschiedene Maßnahmen ergriffen, um ein sehr hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.  Die sichere Nutzung einer Wildix Telefonanlage erfolgt daher auch ohne teure Zusatzprodukte wie Firewall oder Session Border Controller.

Wildix‘ Priorität Nr.1 ist ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Hier sind einige Gründe, warum Wildix als sicher gilt:

1. Verschlüsselung: Wildix nutzt starke Verschlüsselungsprotokolle, um die Kommunikation zu schützen. Sowohl Sprach- als auch Datenübertragungen werden standardmäßig verschlüsselt, um sicherzustellen, dass Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
2. Firewall-Traversal: Wildix verwendet spezielle Technologien, um den sicheren Zugriff auf die Kommunikationsserver hinter Firewalls zu ermöglichen. Dadurch wird eine sichere Kommunikation über das Internet ermöglicht, ohne dass die Sicherheit des Netzwerks beeinträchtigt wird.
3. Authentifizierung und Zugriffskontrolle: Wildix implementiert strenge Authentifizierungsmethoden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf das System zugreifen können. Es bietet auch verschiedene Zugriffskontrollmechanismen, um die Berechtigungen und den Zugriff auf Funktionen und Daten zu steuern.
4. Redundanz und Ausfallsicherheit: Wildix setzt auf eine hochverfügbare Infrastruktur, um die Kontinuität der Kommunikation zu gewährleisten. Durch den Einsatz von redundanten Servern im Verbund des AWS wird sichergestellt, dass das System unter allen Umständen stabil und funktionsfähig bleibt. Gehen Sie davon aus, dass wenn der AWS mal ausfallen würde, es viel größere Probleme gibt als ihre Telefonanlage.
5. Datenschutz und Compliance: Wildix entspricht den gängigen Datenschutz- und Compliance-Standards wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es werden Maßnahmen ergriffen, um personenbezogene Daten zu schützen und sicherzustellen, dass die Kommunikation den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht.
6. Regelmäßige Updates und Sicherheitspatches: Wildix führt regelmäßig und kostenlos Updates und Sicherheitspatches durch, um potenzielle Schwachstellen zu beheben und die Sicherheit des Systems kontinuierlich zu verbessern.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Sicherheit eines Kommunikationssystems auch von der ordnungsgemäßen Konfiguration, dem verantwortungsvollen Umgang der Benutzer mit Zugangsdaten und einem loyalen Unternehmen abhängt, das ihre Anlage verwaltet.

Die Aufsteiger: Innovative Anbieter von Kommunikationslösungen, die den Markt neugestalten:

1. Wildix: Wildix ist ein italienischer Hersteller von IP-Telefonanlagen und Unified Communications-Lösungen. Sie sind in Österreich und Deutschland bekannt und bieten moderne Kommunikationssysteme für Unternehmen an.
2. 8x8: 8x8 ist ein bekannter Anbieter von Cloud-Kommunikationslösungen und bietet eine umfassende Cloud-PBX-Plattform. Sie bieten flexible Tarifpläne, erweiterte Funktionen wie Auto-Attendant, Anrufaufzeichnung und Collaboration-Tools.
3. Vonage: Vonage ist ein globaler Anbieter von Cloud-Kommunikationslösungen und bietet eine zuverlässige Cloud-PBX-Plattform. Sie bieten Funktionen wie Anrufweiterleitung, Voicemail, virtuelle Meetings und Integrationen mit anderen Geschäftsanwendungen.
4. Zoom Phone: Zoom Phone ist eine Telefonanlage von Zoom, einem führenden Anbieter von Videokonferenz- und Kollaborationstools. Ihre Cloud-PBX-Lösung bietet eine nahtlose Integration mit Zoom-Meetings und erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit.
5. 3CX: 3CX ist ein Anbieter von softwarebasierten Telefonanlagen und Unified Communications-Lösungen. Sie bieten eine VoIP-Telefonanlage, die auf Windows, Linux und in der Cloud läuft.
6. Sangoma: Sangoma ist ein Anbieter von Kommunikationslösungen und bietet Telefonanlagen und VoIP-Geräte für Unternehmen an. Sie haben sowohl hardwarebasierte als auch softwarebasierte Lösungen im Angebot.
7. Innovaphone
8. Starface
9. Ubiquiti Networks (UI, Unifi) ist ein Unternehmen, das sich auf Netzwerk- und Kommunikationslösungen spezialisiert hat. Sie sind bekannt für ihre Switches, WLAN-Lösungen und Access-Points sowie Überwachungskameras. Ubiquiti Networks bietet auch IP -Telefone an, die Möglichkeit, eine vollwertige Telefonanlagen damit zu realisieren, sind uns nicht bekannt.
10. Asterisk: Abschließend gibt es noch eine unüberschaubare Anzahl an „selbstprogrammierten“ Asterisk-basierenden VoIP Telefonanlagen und SIP Lösungen. Diese sind alle mit einer gewissen Vorsicht zu benutzen, da das Thema Sicherheit und Upgrade-fähigkeit wie auch eine gute Betreuung nicht immer gewährleistet ist.

Die Alt-Bekannten, globale Telefonanlagen-Hersteller mit teils jahrzehntelanger Tradition: 

1. Avaya: Avaya ist ein globaler Anbieter von Kommunikationslösungen und Marktführer in den USA neben Cisco. Sie sind bekannt für ihre IP-Telefonanlagen „IP Office“und Call Center Lösungen. Entstanden durch Ausgliederung aus AT&T bzw. Lucent Technologies und durch Übernahmen wie Tenovis (Bosch Telecom) und Nortel gewachsen.
2. Cisco: Cisco ist ein weltweit führender Anbieter von Netzwerk- und Kommunikationslösungen und bietet auch Telefonanlagen für Unternehmen an. Sie haben eine breite Palette von IP-Telefonanlagen und Unified Communications-Lösungen.
3. Alcatel-Lucent Enterprise: Alcatel-Lucent Enterprise ist ein Anbieter von Kommunikations- und Netzwerklösungen und bietet auch Telefonanlagen für Unternehmen an. Sie haben verschiedene Optionen für traditionelle PBX-Systeme und IP-Telefonie.
4. Mitel (ehemals Aastra, noch früher: Ericsson): Mitel hat Aastra übernommen und ist heute ein führender Anbieter von Kommunikationslösungen. Sie bieten eine Vielzahl von Telefonanlagen und Unified Communications-Plattformen für Unternehmen an.
5. ATOS, früher Siemens Enterprise Communications agiert derzeit unter dem Namen Unify. Sie bieten eine breite Palette von Telefonanlagen für Unternehmen aller Größen an. ATOS führt aktuell Verhandlungen mit Mitel zum Verkauf des Geschäftsbereiches UC. 

In dieser Causa sieht man, wie stark die „alt-bekannten“ Hersteller immer noch unter Druck sind und nur durch „Merges“ konsolidieren können. Auf Deutsch: Nur durch Zusammenlegung von ganzen Geschäftsfeldern früherer Mitbewerber können die altbekannten Marken noch bestehen. Und daraus ergeben sich große Reibungsverluste, die neue Hersteller wie Wildix nicht kennen. 

1. Grandstream ist ein Anbieter von „On-Premise“, also Hardware-basierten IP-Kommunikationslösungen und bietet Telefonanlagen und VoIP-Telefone für Unternehmen an.
2. NEC: NEC-Enterprise ist ein globaler Anbieter von IT- und Kommunikationslösungen und bietet auch Telefonanlagen für Unternehmen an. Sie haben eine breite Palette von PBX-Systemen und IP-Telefonanlagen, schaffen aber nur schwer den 
3. Panasonic: Panasonic war ein renommierter Hersteller von Telefonanlagen. Sowohl traditionelle PBX-Systeme als auch IP-Telefonanlagen waren im Angebot. 2020 hat sich Panasonic allerdings aus dem TK-Business zurückgezogen.

Es gibt noch weitere Hersteller und Anbieter von Telefonanlagen, aber dies sind einige der bekanntesten und etabliertesten Unternehmen in diesem Bereich. 

Bei der Auswahl einer Telefonanlage ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen, die Funktionen und Preise und vielleicht am wichtigsten: den Kundensupport des Anbieters vor Ort zu vergleichen.