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Registrierkassen­pflicht

Ab 1.1.2016 gilt die Registrierkassenpflicht LINK-laut Barumsatzverordnung 2015 BarUV2015 und damit in Hand gehend die Belegerteilungspflicht für Unternehmen und Betriebe ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro, sofern davon über 7.500 Euro als Barumsätze eingenommen werden.

ACHTUNG PM vom 15.3.2016: Aufgrund der Klage dreier steirischer Unternehmer beim Verfassungsgerichtshof gibt es eine Entscheidung:

Die Registrierkassenpflicht ist NICHT verfassungswidrig - ABER: Sie gilt frühestens ab 1. Mai 2016

..."Es ist nämlich nicht so, dass sich die Registrierkasenpflicht aus den Umsätzen des Jahres 2015 ergibt. Das Überschreiten gewisser Umsatzgrenzen im Jahr 2015 spielt für die Frage der Registrierkassenpflicht keine Rolle. Eine "Rückwirkung" gibt es nicht. Das Gesetz ist hier vollkommen klar.

Das bedeutet: Erst der Umsatz ab dem 1. Jänner 2016 ist für die Frage der Registrierkassenpflicht maßgeblich; sie wirkt dann gegebenfalls für den Einzelnen, der im Gesetz festgelegten Frist entsprechend, frühestens ab dem 1. Mai 2016." Entscheidung des VgH. Mehr zur besagten Klage beim VgH weiter unten im Artikel.

Auch wenn die meisten Unternehmen bereits wissen, ob sie davon betroffen sind, sorgt nicht zuletzt die für manche Bereiche nach wie vor nicht gänzlich geklärte bzw. äußerst kompliziert formulierte Rechtslage dafür, dass Fragen wie „Betrifft mich die Registrierkassenpflicht doch auch? Und: Welche Ausnahmen gelten?“ immer noch Unsicherheit und Verwirrung stiften. stadt-wien.at hat sich für Sie schlau gemacht, u.a. bezüglich:

  • Gesetzliche Fristen zur Registrierkassenpflicht
  • Arten von Kassensysteme und Anbieter
  • Kosten und steuerliche Förderungen
  • Proteste und Gegenstimmen
  • Tipps und Tricks

Wichtige Frist - Nicht verpassen! 30.4.2016

(Änderung laut VgH vom 15.3.2016: Registrierkassenpflicht gilt ab 1. Mai 2016)

Wer jetzt noch keine Registrierkasse hat, muss diese bis spätestens 1.5.2016 bestellen, inkl. Lieferbestätigung, die den Grund der späteren Lieferung ausweist. Mehr zu dieser und anderer gesetzlichen Fristen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.


Auch das älteste aller „Gewerbe“ fällt unter die Registrierkassenpflicht in Österreich.

Dass die Pflicht des Mitnehmens des erhaltenen Rechnungsbeleges bis vor die Geschäftstür für manche Konsumenten im Weiteren ebenfalls unangenehme Konsequenzen haben könnte (Stichwort vergessene Belege in der Manteltasche ;-), ist zwar ein anderes, wenn auch nicht ganz unamüsantes Thema.

stadt-wien.at hat sich für Sie schlau gemacht, u.a. bezüglich der gesetzlichen Fristen zur Registrierkassenpflicht, über Kassensysteme und Anbieter, über Kosten und steuerliche Förderungen und nicht zuletzt darüber, was Betroffene selbst dazu meinen.

Kassensysteme und Kosten

Gegenwärtig sind unzählige Arten von Registrierkassen Systemen am Markt, von Einzelkassen bis hin zu Systemlösungen mit vielen Endgeräten, für jede Branche und alle Erfordernisse.

  • Stationäre Kassensysteme mit Software
  • Online Registrierkassen (Clowdlösungen)
  • Mobile Kassen
  • Zusatzfunktionen für Kassensystem (Warenwirtschaft, Umsatzanalyse,..)
  • Spezielle Kassenlösungen für die Gastronomie & Handel

Vorsicht vor Registrierkassen Anbieter, die erst kurz am Markt sind!

Unbestätigten Berichten zufolge wird gemunkelt, dass Anbieter, die erst kurz am Markt sind, es nicht schaffen können bzw. könnten, ihre Systeme gemäß der verschärften Sicherheits-Verordnung ab 1.1.2017 um- bzw. aufzurüsten.
Die WKO bietet dbzgl. eine entsprechende Garantieerklärung als Muster an und eine Liste der Hersteller, die zugesagt haben, dass es entsprechende Updates geben wird. Zur Sicherheit, sollten Sie aber in jedem Fall eine Garantieerklärung verlangen.

Hier finden Sie die WKO Garantieerklärung als Muster zum Download

Mit welchen Investitionskosten ist zu rechnen?

Grob geschätzt haben Sie mit 200 bis 1.000 Euro Anschaffungs- bzw. Umrüstungskosten für ein dem neuen Registrierkassenpflicht Gesetz entsprechendes System zu rechen.

Sie können sich jedoch dafür eine Prämie in der Höhe von 400 Euro vom Finanzamt holen und diese Investitionskosten, gleich in welcher Höhe zudem im selben Jahr sofort zur Gänze abschreiben. Mehr dazu finden Sie weiter unter am Ende des Punktes „Gesetzliche Fristen“.

Steuerliche Förderung zur Registrierkassenpflicht

Ob Neuanschaffung oder Umrüstung: Als Unterstützung zur Finanzierung eines solchen vorgeschriebenen Systems gewährt das Finanzamt eine einmalige Prämie in Höhe von 200 Euro pro Kassensystem (maximal aber 30 Euro pro Erfassungseinheit), falls diese Ausgaben vor dem 1.1.2017 getätigt wurden.
Diese müssen Sie oder Ihr Steuerberater bei Ihrem zuständigen Finanzamt im Rahmen Ihrer Steuererklärung mittels Beilagenformular E108c geltend machen.

Vorzeitige Abschreibung

Im Gegensatz zu sonstigen betrieblichen Anschaffungen und Investitionen können Sie oder Ihr Steuerberater die Anschaffungs- bzw. Umrüstkosten für Ihr neues dem Gesetz entsprechendem Registrierkassen-System - auch wenn diese die üblichen 400 Euro netto überschreiten - sofort im Jahr in dem der Aufwand entstanden ist in voller Höhe absetzen, anstatt diese über mehrere Jahre abschreiben zu müssen.

Kostenlose Beratung durch WKO/WIFI Wien

Sie sind nach wie vor unsicher, welches Registrierkassen-System am besten zu Ihrem Betrieb passt?

Die WKO Wien bietet dazu ein kostenloses Informationsgespräch von bis zu max. 2 Stunden (lediglich die anteilige USt in der Höhe von Euro 31,20 ist zu entrichten – dies ist aber ein betrieblicher Durchlaufposten). Infos unter: 01/514 50-1625

Unternehmensberatungsexperten kommen dazu direkt zu Ihnen undunterstützen Sie herauszufinden, welcher Kassentyp (PC-Kasse, Tablet-Lösung, einfache Registrierkasse etc.) für Sie geeignet ist – aber ohne dezidierter Produktempfehlung, besprechen mit Ihnen die optimale Einbindung des Kassensystems in Ihren betrieblichen Ablauf, zeigen Ihnen, wie Sie das Kassensystem auch als „Management-Informationssystem“ (MIS) nützen können. Nicht beinhaltet sind: Einschulungen und technische Gutachten (z.B. Implementierung in vorhandene Systeme)

Gesetzliche Fristen

Stichtag 1.1.2016 geändert auf 1.5.2016 !!!

(Änderung laut VgH vom 15.3.2016: Registrierkassenpflicht gilt ab 1. Mai 2016)

Das neue Gesetz zur Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht gilt für alle betrieblichen Einnahmen bei mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz und davon mehr als 7.500 Euro Bareinnahmen. (Zur Bestimmung der Pflicht werden die Umsätze ab 1.1.2016 herangezogen)

Stichtag 1.5.2016 

Bis zu diesem Datum muss die neue elektronische Registrierkasse bestellt sein und den neuen gesetzlichen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Dies muss durch eine Lieferbestätigung belegbar sein, auf der das Lieferdatum angegeben ist, sowie der Grund, warum erst dann geliefert wird.

Die Registrierkassen Anbieter wissen über diese Regelung Bescheid und stellen die Lieferbestätigung in Absprache mit Ihnen entsprechend dieser Anforderungen aus.

Vom 1.7.2016 - 31.12.2016 haben Sie Zeit für folgende Aufgaben:

Signaturkarte

Zusammen mit der Registrierkassen Bestellung sollten Sie sich auch gleich um den Erwerb einer Sicherheitserstellungseinheit in Form einer Signaturkarte kümmern. Mit dieser werden die Daten Ihrer Registrierkasse elektronisch signiert.

Vergleichbar mit einem persönlichen Stempel oder Unterschrift, der Ihre Belege durch einen auf dem Beleg aufgedruckten QR-Code bzw. einer eindeutigen Nummernfolge signiert und vor (Ihrer ;-) Manipulation sicher macht.

Eine Signaturkarte erhalten Sie nur bei einem der beiden offiziellen Zertifizierungsdienstanbieter, A-Trust und Global Trust.

Falls Ihr Registrierkassen Händler mit einem der beiden Anbieter einen Vertrag hat (was zu bevorzugen ist, auch bzgl. der Gesetzesverschärfung zur Registrierkassenpflicht ab 1.1.2017) kann er diesen Schritt für Sie übernehmen.

  1. Registrierung der Signaturkarte

    Ab 1.7.2016 kann man das Gerät mit Signaturkarte bei Finanz Online anmelden. Dies kann für Sie auch Ihr Steuerberater machen bzw. Ihr Registrierkassen-Anbieter – fragen Sie einfach nach. Dennoch ist Ihre Kasse mit dem Finanzamt nicht online verbunden, weder zu diesem noch zu einem weiteren Zeitpunkt. Sie haben lediglich das Gerät angemeldet. Ohne Prüfung erhält das Finanz-Ministerium auch über Ihr neues System keine Daten. Bei einer etwaigen Prüfung wird das entsprechende Datenerfassungsprotokoll kontrolliert, vor Ort in Ihrem Betrieb oder Geschäft.

  2. Inbetriebnahme der Registrierkasse

    Registrierkasse mit der Signaturkarte verbinden und den sogenannten Startbeleg erstellen. Zeitgleich muss auch das Datenerfassungsprotokoll (csv oder Excel) automatisch in der Registrierkasse angelegt werden. Hierzu, insbesondere wenn Sie die Signaturkarte nicht bereits ab Mitte 2016 anmelden können oder wollen, bietet Ihnen auch Ihr Registrierkassen-Anbieter Hilfe und Unterstützung.

  3. Prüfung des Startbeleges mittels Kontroll App

    • Hier geht es um die Prüfung der Signatur auf Ihrem Beleg mittels der Kontroll App des BMF (Bundesministerium für Finanzen).
    • Diese zeigt, ob Ihre Signatur (QR-Code) mit den richtigen Daten und Ihrem persönlichen Stempel erstellt wurde.
    • Dazu die Kontroll App mit dem Smartphone herunterladen – Sie finden sie auf www.bmf.gv.at unter „App“. Dann mit Ihrem Smartphone und der App den QR-Code auf Ihrem Beleg scannen – und fertig ist die Überprüfung.

Stichtag 1.7.2016

Ab diesem Tag müssen alle registrierpflichtigen Unternehmen die oben stehenden Schritte vollzogen haben laut Registrierkassensicherheitsverordnung mit allen Detailspezifikationen

  1. Eine gesetzeskonforme Registrierkasse mit Bondrucker (Beleg) haben – ob neu oder umgerüstet.
  2. Kasse + Signaturkarte bei Finanz online registriert sein
  3. Die Kasse mit Startbeleg in Betrieb genommen haben
  4. Mit Kontroll App den QR-Code von Startbeleg eingescannt

Strafrechtliche Konsequenzen

Laut VgH Entscheidung vom 15.3.2016 gilt die Registrierkassenpflicht ab dem 1. Mai 2016.

Bis 1. Juli 2016 sind keine finanzstrafrechtlichen Konseqzuenzen zu befürchten. Die Abgabenorgane werden vorangekündigte Besuche bei den Unternehmern durchführen, welchen nicht als Kontrolle gelten, sondern diese sind als proaktive Unterstützung und Beratung zu sehen.

Ab 1.1.2017 wird das Nichtführen einer dem neuen Gesetz entsprechenden Registrierkasse auf jedem Fall strafrechtlich geahndet.

Die Höhe der Strafe beläuft sich auf bis zu Euro 5.000 bei einer „gewöhnlichen Vernachlässigung der Registrierkassenpflicht“ und kann bis zu Euro 25.000 steigen, falls die Registrierkasse manipuliert wurde.

Außerdem können die offensichtlich entgangenen Einnahmen von der zuständigen Finanzbehörde geschätzt werden, was in der Regel zu meist erheblich höheren Steuerzahlungen führt.

Manipulationsschutz – die Technik dahinter

Vorweg: Hierzu gibt es noch keine gesetzliche Verordnung. Vom österreichischen Finanzministerium wird jedoch das deutsche Insika-System (Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme, LINK mehr dazu auf Wikipedia) favorisiert, das auf allen gängigen Kassensystemen laufen soll. Dabei wird über einen Adapter eine Smartcard in die Kasse gesteckt, die eine digitale Signatur erzeugt. Diese wird auf den Beleg gedruckt und auf der Smartcard gespeichert. So können auch Taxameter aufgerüstet und elektronische Belege ausgestellt werden.

Proteste gegen die Kassenpflicht

Die Gemüter laufen heiß, nicht nur bei den Gastronomen, die erst jüngst kostenintensive Umbauten betr. dem Nichtraucherschutz-Gesetz auf sich genommen haben und nun bereits wieder mit einer diesbezüglichen Gesetzes-Änderung konfrontiert sind, wodurch sie sich verständlicher Weise um diese Ausgaben geprellt sehen.

Unmut herrscht besonders auch bei Kleinunternehmern, die in Relation mit hohe Kosten und Zeitaufwand zu kämpfen haben. Und natürlich die Unsicherheit, da das Gesetz auch rechtlich umstritten ist und noch nicht gänzlich ausformuliert.

stadt-wien.at hat die Meinungen einiger Betroffener festgehalten und für Sie in dem nebenstehenden Video zusammengefasst.

Auch auf Facebook hat die Registrierkassenpflicht zur Gründung verschiedener Gruppen geführt, in denen man Meinungen und Informationen austauscht oder aber auch den Widerstand deutlich demonstriert, wie in der FB Gruppe „Registrierkasse, nein danke“

Die Sinnhaftigkeit der Registrierkassenpflicht wird allerorts hinterfragt

Da ist zum einen die Umweltbelastung durch die zusätzlichen Belege. Zum anderen wie Kontrollen betreff der Belegerteilungspflicht generell überhaupt sinnvoll funktionieren sollen u.a. bzgl. des Datenschutzes, insbesondere bei Unternehmensgruppen, die der Schweigepflicht unterliegen. Dazu zählen z.B. Ärzte, die aufgrund von Bareinnahmen, z.B. Impfgebühren, ebenfalls der Registrierkassenpflicht unterliegen. Wird der Patient von einem Kontrolleur danach gefragt, was er beim Arzt genau gemacht hat, muss dieser weder den Beleg zeigen, auf dem z.B. die Art der Impfung steht noch sonstige Auskunft geben, ebenso wenig wie der Arzt selbst, dem das gesetzlich sogar untersagt ist.

Auch die Frage stellt sich, ob die höheren Steuereinnahmen mit dem Aufwand gerade für allein arbeitende Gewerbetreibende wie, Taxifahrer, Friseure oder Würstelstandbetreiber im Einklang steht. Die Regierung mit Finanzminister Hans Jörg Schelling erwarten sich 900 Millionen zusätzliche Steuereinnahmen, zur Gegenfinanzierung eines Teils der Steuerreform sowie für das Betrugsbekämpfungspaket für das 1,9 Millarden aufgewendet werden.

Nicht zuletzt, da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, diese also auch nicht hinterziehen können und einen Umsatz erzielen, bei dem letztlich ein Gewinn überbleibt, der ohnedies meist unter der Einkommensteuergrenze liegt.

Registrierkassenpflicht vor dem Höchstgericht

In der Steiermark sind aus diesem Grund drei Kleinunternehmen vor Gericht gegangen, genau gesagt vor das Verfassungsgericht (VfGH) in Wien, wo Anfang März über die Registrierkassenpflicht verhandelt wurde. Sie versuchen die Registrierkassenpflicht zu Fall zu bringen mit dem Argument, diesem fehle es an Rechtssicherheit und Verhältnismäßigkeit. Unterstützt werden Sie dabei von der Wirtschaftskammer Steiermark und deren Präsident Josef Herk.

Die Kläger vertretende Anwältin argumentiere neben dem Fakt, dass man Steuern, die man nicht zahlen muss (UST, Einkommenssteuer) auch nicht hinterziehen kann u.a. damit, dass die Registrierkassenpflicht gerade für Kleinunternehmer unverhältnismäßig sei und zudem ein Eingriff in das Grundrecht auf Unverletzlichkeit des Eigentums sowie das Grundrecht auf Freiheit der Erwerbstätigkeit.

Überdies können erfasste Umsätze durch die neuen Kassen nachträglich zwar schwer manipuliert werden, dennoch könne auch durch die Registrierkassenpflicht nicht verhindert werden, dass Umsätze gar nicht erfasst werden.

Eine Entscheidung soll es noch im März geben. Mit einer Aufhebung ist aber nicht zu rechnen, sondern mit einer Feststellung zur Verfassungskonformität. Erweist sich das Gesetz als nichtkonform wird der VfGH dem Gesetzgeber eine Frist zur Änderung der beanstandeten Bestimmungen geben.

NEU - Entscheidung des VGH vom 15.3.2016: Das Registrierkassengesetz ist NICHT verfassungswidrig, ABER: Die Registrierkassenpflicht gilt frühestens ab dem 1. Mai 2016.